Planificación - Proyecto

Una de las cosas que tenemos que tener claras y saber cómo se realiza es la planificación del proyecto que queremos hacer. Existen mucho tipos de modelos de proyecto, cada uno con un esquema diferente, pero que se explica lo mismo. Distintos autores nos comentan los puntos que deberían de tener, pero no existe uno universal, sino que escoges el que más te guste por su estructura o el que te pidan si lo vas a presentar para una subvención o para el ayuntamiento, ya que en algunas ocasiones te exigen que tenga ciertos puntos.

Un esquema sencillo que intenta centrarse en el proceso y la comunicación es el que nos comenta Carles Monclús:

1. Título o denominación del proyecto.

2. Datos identificativos.

3. Descripción.

4. Justificación.

5. Destinatarios.

6. Objetivos.

7. Organización y metodología.

8. Cronograma de tareas.

9. Actividades y servicios que se plantean.

10. Cronograma/calendario resumen de las actividades.

11. Difusión.

12. Recursos.

13. Evaluación: Modelo e instrumentos.

Ya en otra entrada de nuestro blog explicamos un poco cómo se debería de realizar un proyecto, ya que es importante tener claro ciertos aspectos básicos para comenzar a escribir. Si nos lo hubiese explicado más tarde, estaríamos un poco perdidos porque no sabríamos cómo quiere el proyecto, pero no hubo ningún problema para que lo explicase antes.

Seguiremos por donde nos quedamos en la entrada "Proyecto así, proyecto asá...". Ahí explicamos los 6 primeros puntos, que más o menos son sencillos y universales para los proyectos que hemos hecho en años anteriores. 

Cuando nos referimos a la organización y la metodología, se tiene que tener en cuenta cómo nos vamos a organizar, las estructuras y mecanismos de funcionamiento, saber cuáles son las funciones del personal que vaya a trabajar, conocer posibles variantes por si tenemos algún problema con los o las participantes, para que todos y todas puedan disfrutar de nuestras actividades. Una de las cosas importantes ha tener en cuenta es el organigrama, que nos sirve para tener claro las funciones de cada uno de los que trabajen en el proyecto. 

En cuanto al cronograma de tareas, existen distintos y variados tipos de cronogramas, y todos aptos para la utilización de las tareas necesarias. En nuestro caso, nos parece que queda claro y visualmente está sin ninguna duda el que os mostramos a continuación:

Se puede ver cómo está repartido las actividades por los responsables y en qué semana del mes se realiza. Este tipo de cronogramas vienen muy bien a la hora de organizarse para prepararse el material, el espacio, etc. 

En cuanto a las actividades o los servicios que se prestan, aquí tenemos que explicar claramente lo que haremos mediante una ficha en la cual queda muy bien explicado con los objetivos de la actividad, la duración, cómo se tiene que desarrollar la actividad, el lugar en el que se puede hacer, el número de participantes al que va dirigido (aprox.), el material necesario y la evaluación de dicha actividad. En este caso también existen diversas fichas con puntos que se pueden poner para que quede más claro o no. Desde nuestro punto de vista, los que hemos nombrado serían los ideales, ya que te dan una información detallada y que, si tu ves esta ficha rellenada y no conoces la actividad, sepas entenderla y puedas llevarla a cabo.

Si nos fijamos en el calendario/cronograma de actividades, éste tiene que ser más específico, es decir, se tiene que poner qué actividad va en el día y la hora específica. Esto nos sirve para que las personas encargadas de cada taller o actividad tenga claro cuando lo tiene que realizar y en qué momento empieza y acaba, aunque puede ser un poco flexible.

Cuando hablamos de difusión, hay que tener en cuenta los distintos medios de comunicación, actos de presentación, folletos informativos, etc.

Los recursos son una parte importante de un proyecto, y se dividen en tres:

- Materiales, los cuales pueden ser fungibles, no fungibles y equipos técnicos necesarios.

- Humanos, todo persona contratado, voluntario, que vaya a participar en el proyecto.

- Económicos, el presupuesto del proyecto. Aquí debemos de dividirlo en "gastos" y "ingresos". Dentro de "gastos" podremos poner: personal, dietas, material, recursos técnicos, infraestructuras y mantenimiento, funcionamiento e imprevistos. Todo esto es un modelo, no es necesario ponerlo al pie de la letra, se pueden poner más puntos si lo veis necesario. Es importante que quede claro los gastos, ya que cuando se presenta un proyecto, lo que suelen mirar más es el apartado de PRESUPUESTO, y si no está bien explicado o hay alguna cosa rara, no te dan la subvención o no te lo dejan poner en marcha. En cuanto a los "ingresos", los posibles apartados que se pueden poner son: financiación propia, subvenciones y donaciones, ingresos de patrocinadores, ingresos procedentes del proyecto, cuotas, ingresos atípicos. Como hemos dicho antes, es un modelo, que más o menos debe de seguir estos pasos, pero que se pueden poner más apartados o con otros nombres. Se tiene que dejar muy claro de donde vienen los ingresos para que luego no nos encontremos con ningún problema de dinero.

Para acabar, pero no menos importante, es la evaluación, en donde existen infinidad de tipos de evaluación para poder utilizar y evaluar lo que más te convenga para mejorar el proyecto e intentar hacer que vaya mejorando con el paso de los años.

David Iglesias